Esta pregunta es bastante frecuente, sobre todo cuando empezamos a tener montones de papeles acumulados y decidimos que es el momento de hacer limpieza.
Para responder a esta pregunta, en primer lugar, debemos hacer referencia a las normas que lo regulan.
CÓDIGO DE COMERCIO
Desde un punto de vista mercantil, el artículo 30 del Código de Comercio establece que «los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.” Añadiendo que “el cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no le exime del deber de conservación de los libros y documentos contables, y si hubiese fallecido, el deber de conservación recaerá sobre sus herederos. En caso de disolución de sociedades, serán sus liquidadores los obligados a cumplir lo prevenido.”
LEY GENERAL TRIBUTARIA
Desde un punto de vista fiscal, la obligación de conservar los libros de contabilidad, las facturas y demás justificantes viene delimitada por el plazo de prescripción del derecho a liquidar los conceptos tributarios a los que se hallan vinculados dichos soportes justificativos.
La Ley General tributaria establece en su artículo 66 el conocido plazo de prescripción de cuatro años.
“Prescribirán a los cuatro años los siguientes derechos:
a) El derecho de la Administración para determinar la deuda tributaria mediante la oportuna liquidación.
b) El derecho de la Administración para exigir el pago de las deudas tributarias liquidadas y autoliquidadas.
c) El derecho a solicitar las devoluciones derivadas de la normativa de cada tributo, las devoluciones de ingresos indebidos y el reembolso del coste de las garantías.
d) El derecho a obtener las devoluciones derivadas de la normativa de cada tributo, las devoluciones de ingresos indebidos y el reembolso del coste de las garantías.”
Por lo tanto, según la Ley General Tributaria, la documentación se debe conservar durante cuatro años, teniendo en cuenta que el inicio del cómputo de dicho periodo tiene lugar el día siguiente al de finalización del plazo reglamentario para la presentación de la declaración o autoliquidación del impuesto.
No obstante, no hay que olvidar que este plazo de prescripción puede interrumpirse por cualquier acción de la Administración debidamente notificada o por la interposición, por el contribuyente, de reclamaciones o recursos de cualquier clase. Por tanto, antes de tomar la decisión de destruir la documentación una vez vencido el plazo de prescripción, es necesario revisar si en algún momento se ha interrumpido dicho plazo, ya que en ese caso el plazo de cuatro años de conservación de dicha documentación comenzaría de nuevo.
Como se puede observar, el plazo de seis años que establece el Código de Comercio no coincide con el plazo de prescripción establecido por la Ley General Tributaria del derecho de la Administración para determinar la deuda tributaria mediante la oportuna liquidación, por lo que puede ocurrir que el derecho de la Administración para regularizar un impuesto esté prescrito, pero todavía el empresario deba conservar los libros de contabilidad y demás documentación relacionada con los mismos.
COMPENSACION BASES IMPONIBLES NEGATIVAS
Ante estas reglas generales, existen casos en los que el deber de conservar la documentación va más allá de los plazos que acabamos de mencionar.
Con la reforma fiscal de 2015, se introdujo un nuevo artículo en la Ley General Tributaria, el 66BIS. Según este artículo, la prescripción de derechos establecido en el artículo 66 de la Ley, no afecta al derecho de la Administracion para hacer comprobaciones e investigar los hechos, actos, elementos, actividades, explotaciones, negocios, valores y demás circunstancias determinantes de la obligación tributaria para verificar el correcto cumplimiento de las normas aplicables.
No obstante, la Ley limita el derecho de la Administracion para iniciar el procedimiento de comprobación de las bases o cuotas compensadas o pendientes de compensación o de deducciones aplicadas o pendientes de aplicación, estableciendo un periodo de prescripción de diez años a contar desde el día siguiente a aquel en que finalice el plazo reglamentario establecido para presentar la declaración o autoliquidación correspondiente al ejercicio o periodo impositivo en que se generó el derecho a compensar dichas bases o cuotas o a aplicar dichas deducciones.
En suma, cuando se declaren bases imponibles negativas en el Impuesto sobre Sociedades, el plazo de prescripción para la comprobación de dichas bases imponibles no es de cuatro sino de diez años a contar desde el día siguiente a aquel en que finalice el plazo para presentar la declaración o autoliquidación correspondiente al período impositivo en que se generó el derecho a su compensación.
No hay que olvidarse, que a partir de la publicación de la Ley 27/2014 del Impuesto sobre Sociedades, se eliminó la limitación del plazo de 18 años para compensar las bases imponibles negativas, siendo la compensación a partir de 2015 ilimitada en el tiempo.
Por lo tanto, una vez transcurrido el plazo de diez años, aunque prescribe la capacidad de la Administración para comprobar e investigar esas bases imponibles negativas, el contribuyente debe acreditar la procedencia y la cuantía de las bases imponibles negativas cuya compensación pretenda, mediante la exhibición de la correspondiente liquidación o autoliquidación de la que haya resultado la base imponible negativa y de la contabilidad, así como toda la documentación que la respalda, con acreditación de su depósito durante el citado plazo en el Registro Mercantil.
ELEMENTOS AMORTIZABLES
Otro caso que hay que mencionar es el relativo a los bienes de inversión. Estos bienes darán lugar a amortizaciones a lo largo de su vida útil, por lo que se puede dar el caso de que se haya producido la adquisición de un bien de inversión en un ejercicio ya prescrito que dé lugar a amortizaciones en ejercicios no prescritos.
Por lo que, a la hora de guardar las facturas y otros comprobantes del inmovilizado, el plazo de prescripción deberá empezar a computarse desde el ejercicio de la última amortización practicada.
CONCLUSIONES
En conclusión, podemos resumir las pautas para conservar la documentación de la empresa en los siguientes puntos:
- El plazo mínimo de conservación es de seis años, tal y como viene establecido en el Código de Comercio.
- Cuando el plazo de prescripción de las obligaciones tributarias se ve interrumpido, puede suponer la necesidad de conservar la documentación por un plazo superior al de seis años, hasta que prescriba la obligación tributaria.
- La necesidad de justificar datos que, procediendo de ejercicios prescritos, afectan a ejercicios no prescritos, hace que debamos conservar la documentación acreditativa durante un periodo de tiempo superior al plazo mínimo de conservación y de prescripción.
Por lo tanto, recomendamos a las empresas que conserven toda su documentación mercantil durante un mínimo de seis años en aquellos supuestos en los que no han tenido pérdidas en los últimos diez ejercicios y no haya habido interrupción de la prescripción; en caso contrario, pueden ponerse en contacto con nuestro departamento fiscal/contable y le asesoraremos al respecto.